Lewati ke konten utama

Ekspor dan Impor Data

Panduan untuk admin mengekspor dan mengimpor data dalam sistem SEKAR.

Apa itu Ekspor & Impor?​

  • Ekspor — Mengeluarkan data dari SEKAR ke file (Excel, CSV, PDF)
  • Impor — Memasukkan data dari file ke dalam SEKAR

Fitur ini berguna untuk:

  • Backup & restore data
  • Analisis data di Excel
  • Batch update data
  • Integrasi dengan sistem lain

Ekspor Data​

Export web

Halaman ekspor data.

Membuka Fitur Ekspor​

  1. Dashboard web → Menu "Operasional"
  2. Pilih "Ekspor Data" atau "Export"

Jenis Data yang Bisa Dieksport​

  • Pengguna — Daftar semua pengguna
  • Laporan — Semua laporan aktivitas
  • Tugas — Daftar tugas
  • Area — Master area
  • Rayon — Master rayon
  • Tanaman — Katalog tanaman (untuk phase 3+)
  • Lembur — History lembur pekerja

Form Ekspor​

┌──────────────────────────────────┐
│   EKSPOR DATA                   │
├──────────────────────────────────┤
│ JENIS DATA *                    │
│ [Pilih: Laporan Aktivitas ▼]    │
│                                 │
│ PERIODE *                       │
│ Dari: [24/06/2026 ▼]           │
│ Sampai: [24/06/2026 ▼]         │
│                                 │
│ FORMAT *                        │
│ ○ Excel (.xlsx)                │
│ ○ CSV (.csv)                   │
│ ○ PDF (.pdf)                   │
│                                 │
│ FILTER (Optional)               │
│ [Peran: Semua ▼]               │
│ [Status: Semua ▼]              │
│ [Rayon: Semua ▼]               │
│                                 │
│ [DOWNLOAD]  [BATAL]             │
└──────────────────────────────────┘

Langkah-Langkah Ekspor​

  1. Pilih Jenis Data — Apa yang ingin dieksport
  2. Pilih Periode — Tanggal range
  3. Pilih Format:
    • Excel — Buat pivot table, filter di Excel
    • CSV — Untuk import ke sistem lain
    • PDF — Untuk cetak/report resmi
  4. Filter (optional) — Ekspor hanya data tertentu
  5. Download — File akan didownload ke perangkat

Contoh Hasil Ekspor Excel​

Laporan Aktivitas - Juni 2026

Tanggal     | Pekerja         | Aktivitas              | Status    | Rating
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
24/06/2026  | Ahmad Rizki     | Pembersihan Area Gerbang | Disetujui | ⭐⭐⭐⭐⭐
24/06/2026  | Budi Santoso    | Pemeliharaan Tanaman    | Disetujui | ⭐⭐⭐⭐
24/06/2026  | Citra Dewi      | Perbaikan Kursi         | Ditolak   | ⭐⭐

Impor Data​

Import web

Halaman impor data.

Membuka Fitur Impor​

  1. Dashboard web → Menu "Operasional"
  2. Pilih "Impor Data" atau "Import"

Jenis Data yang Bisa Diimpor​

  • Pengguna — Batch create pengguna baru
  • Area — Import daftar area dari file
  • KMZ — Import boundary area dari Google Earth (.kmz file)

Proses Impor​

Langkah 1: Siapkan File​

File harus dalam format yang benar:

Untuk Pengguna (Excel/CSV):

Nama Lengkap    | Nomor Telepon | Password  | Peran   | Rayon
────────────────────────────────────────────────────────────────
Ahmad Rizki     | 081234567890  | pwd123    | Satgas  | Pusat
Budi Santoso    | 081234567891  | pwd123    | Satgas  | Pusat
Citra Dewi      | 081234567892  | pwd123    | Korlap  | Pusat

Untuk Area (Excel/CSV):

Nama Area       | Tipe Area   | Rayon       | Luas (m2)
─────────────────────────────────────────────────────
Taman Bungkul   | Park        | Taman Aktif | 25000
Area Parkir     | Parking     | Pusat       | 5000
Area Bermain    | Playground  | Pusat       | 3000

Langkah 2: Upload File​

  1. Buka halaman "Impor Data"
  2. Pilih jenis data yang ingin diimpor
  3. Drag & drop file atau klik "Pilih File"
  4. Pilih file Excel/CSV yang sudah disiapkan
  5. Tap "Validasi" atau "Preview"

Langkah 3: Review & Validate​

Sistem akan menampilkan preview:

VALIDASI DATA - PENGGUNA (3 rows)

✓ Row 1 - Ahmad Rizki - Valid
✓ Row 2 - Budi Santoso - Valid
✗ Row 3 - Citra Dewi - Error: No. telepon sudah terdaftar

Total Valid: 2
Total Error: 1

Lanjutkan import 2 rows yang valid? [Ya]  [Batal]

Langkah 4: Konfirmasi Import​

  1. Review hasil validasi
  2. Jika ada error, kembali edit file
  3. Tap "Ya, Lanjutkan Import"
  4. Sistem akan import data
  5. Report hasil import akan ditampilkan: 
    ✓ Import Selesai

    Total rows processed: 3
    Success: 2
    Failed: 1

    Data yang berhasil sudah tersimpan di sistem.
    Cek log di bawah untuk detail error.

Backup & Restore​

Backup Data​

Beberapa sistem allow Anda membuat backup komprehensif:

  1. Dashboard → "Backup" atau "System"
  2. Tap "Create Backup"
  3. Sistem akan backup semua data:
    • Pengguna
    • Laporan
    • Tugas
    • Area/Rayon
    • Logs
  4. File backup akan tersimpan (biasanya di cloud storage)
  5. Anda bisa download untuk disimpan lokal

Restore Data​

Jika perlu restore data:

  1. Hubungi Admin Sistem — Restore adalah operasi sensitive
  2. Admin akan verify sebelum melakukan restore
  3. Restore akan mengembalikan data ke point tertentu
peringatan

Backup adalah CRITICAL — Lakukan backup berkala (minimal weekly).

KMZ Import (Area Boundaries)​

Import Area Boundaries dari Google Earth​

Untuk import boundary area dari KMZ file:

  1. Buka halaman "Impor Data" → "KMZ/Shapefile"
  2. Siapkan file KMZ dari Google Earth
  3. Upload file
  4. Sistem akan parse boundaries
  5. Review dan assign ke area di sistem
  6. Konfirmasi untuk simpan

Troubleshooting Ekspor & Impor​

"File Ekspor Terlalu Besar"​

Solusi:

  • Pilih periode lebih pendek (ex: 1 bulan instead of 1 tahun)
  • Ekspor per jenis data terpisah (users, reports, tasks)
  • Gunakan filter untuk reduce data (ex: 1 rayon saja)

"Import Gagal, Banyak Error"​

Solusi:

  1. Cek format file (pastikan Excel atau CSV)
  2. Cek column names sesuai requirement
  3. Cek tidak ada nomor telepon duplikat
  4. Edit file, hapus rows yang error
  5. Upload ulang

"Data Tidak Terimpor Setelah Upload"​

Penyebab:

  • File belum divalidasi
  • Ada validation error
  • Belum dikonfirmasi import

Solusi:

  1. Pastikan Anda sudah tap "Lanjutkan" setelah validasi
  2. Cek report hasil import
  3. Verify data sudah ada di sistem

Best Practices​

tip

1. Backup Berkala

  • Lakukan backup minimal seminggu sekali
  • Simpan backup di lokasi aman (cloud/external drive)

2. Validasi Sebelum Import

  • Jangan langsung import tanpa review
  • Cek file di Excel dulu sebelum import
  • Validate hasil import

3. Dokumentasi

  • Catat kapan backup dilakukan
  • Catat file ekspor yang penting
  • Maintain audit trail

4. Testing Import

  • Jika ada perubahan data besar, test di staging dulu
  • Jangan langsung import ke production
  • Verify hasil sebelum declare sukses

Butuh bantuan ekspor/impor? Lihat FAQ & Bantuan atau hubungi admin sistem.